Oleh: Iskandar MZ *)
SEMARANG, wartaintegritas.com – Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan informasi tersebut tidak hanya dalam bentuk percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Efektivitas dan keberhasilan komunikasi juga dipengaruhi oleh ketrampilan pemberi dan penerima informasi yang disampaikan. Konsep dari transfer informasi ini bertujuan supaya orang lain mengerti dengan proses aliran informasi, sehingga terjalinnya hubungan-hubungan yang sehat dan bermanfaat. Pengertian manajemen komunikasi menurut Lebler dan Barker adalah proses yang sistematis antara anggota organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling), untuk menyelesaikan pekerjaan, melalui proses negosiasi pengertian atau pemahaman, baik antara satu individu maupun lebih yang bertujuan mencapai tujuan bersama.
Di setiap organisasi, dibutuhkan proses komunikasi yang bisa dipercaya untuk mencapai tujuan. Sebuah organisasi yang memiliki rentang kendali cukup luas dan kompleks perlu mengatur dan memahami proses serta arus komunikasi di dalamnya. Perlu dicermati proses komunikasi ini, supaya distribusi informasi lancar, sehingga bisa terhindar dari hambatan terhadap jalannya praktik-praktik organisasi dan bahkan terhindar dari kemungkinan timbulnya konflik, gara-gara komunikasi yang tidak akurat dan benar.
Komunikasi dalam Organisasi
Dalam organisasi peran komunikasi sangat penting karena ia menghubungkan sumber daya yang ada dengan aspek produktivitas organisasi. Arus informasi dalam manajemen dari jajaran atas kepada jajaran di bawahnya harus bisa disampaikan secara cepat dan tepat, supaya penjabarannya di tingkat pelaksanaan tidak mengalami hambatan atau bahkan kegagalan. Dalam organisasi praktik komunikasi dipengaruhi oleh besar kecilnya organisasi. Menurut Raymond V. Lesikar, bahwa organisasi yang besar sering mengalami kendala efektivitasnya karena adanya cabang-cabang organisasi dan tingkatan birokrasi serta dibatasi formalitas kedudukan personal. Namun demikian komunikasi akan lebih efektif bila dilakukan dalam satuan kerja yang memiliki kesamaan pada tugas, tujuan dan gaya (style), yang akan memudahkan komunikasi. Informasi dari personal dengan kompetensi yang dimiliki, karena kedudukannya atau posisinya dalam suatu kelompok organisasi, akan lebih efektif pelaksanaannya. Misalnya, bila ingin mendapatkan informasi berkaitan dengan posisi keuangan, bertanya kepada bendahara. Apabila ingin mengerti perkembangan pasar, bertanya kepada bagian pemasaran dan seterusnya.
Michael Burgoon (dalam Wiryanto, 2005:38) mendefinisikan komunikasi kelompok (organisasi) sebagai interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Dengan pengertian seperti itu, maka setiap pegiat organisasi harus menerima dan mengerti informasi yang benar dan akurat tentang organisasi yang digelutinya. Informasi yang kurang memadai dalam organisasi akan menghambat proses organisasi, bahkan bisa memicu ketidakberhasilan dalam pelaksanaan suatu program dalam organisasi tersebut.
Proses Komunikasi
Dalam membangun efektivitas komunikasi manajemen organisasi, perlu membuat garis komunikasi yang freksibel, untuk pendistribusian informasi kepada semua lini dalam organisasi. Misalnya seorang manajer atau pemimpin organisasi tidak perlu menunggu ketua departemen yang membawahi suatu satuan kerja untuk menyampaikan informasi kepada bagian terkait. Ia bisa langsung memberi informasi kepada jajaran pelaksana di bawahnya, bila dibutuhkan secepatnya.
Bagan komunikasi bisa dirinci sebagai berikut: (Hani Handoko, Manajemen, BPFE, 1993:274)
- Sumber pesan mempunyai gagasan pemikiran
Sumber pesan ini merupakan gagasan pemikiran dengan konsep yang dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk sebuah perusahaan atau organisasi data yang akurat sangat dibutuhkan karena dengan data-data yang akurat bisa dipakai untuk pengambilan sebuah keputusan. Data akurat bisa didapat dari survey, observasi dan penilitian secara seksama, dengan menggunakan metode-metode yang memenuhi syarat tertentu atau mendapatkan sumber data yang kredibel.
- Isi dari pesan tersebut
Isi pesan ini diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata simbol-simbol. Isi pesan ini bisa berupa ungkapan atau semboyan yang mudah dipahami oleh orang yang membutuhkan informasi.
- Media yang dipakai
Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima. Zaman sekarang kita dipermudah dengan kemajuan teknologi informasi yang canggih, sehingga komunikasi antar sektor dan personal bisa lebih lancar dan efektif. Kita bisa menggunakan alat itu semaksimal mungkin, baik dalam hubungan personal maupun organisasi.
- Penerima pesan menangkap simbol-simbol
Penerima pesanpun dengan mudah akan menindaklanjuti isi dari pesan tersebut, ada data dan bukti otentik berupa dokumen, gambar sebagai data-data yang akurat untuk dikerjakan.
- Diterjemahkan atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan
Efek atau dampak yang terjadi bagi organisasi setelah sebuah informasi diterima, kemudian umpan balik yang dihasilkan dari perjalanan informasi tersebut.
- Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim
Dalam proses pengiriman pesan, pada saat sampai pada tahap media, bisa saja terjadi gangguan di sana, baik pada alatnya maupun pembawa pesan itu sendiri. Oleh karena itu data otentik seperti kata-kata dalam kalimat dan gambar, bisa dipakai sebagai dasar untuk melakukan pesan tersebut. (Hani Handoko, Manajemen, BPFE, 1993:274)
Sumber dan akurasi isi informasi sangat mempengaruhi tingkat kepercayaan penerima informasi yang kemudian memiliki efek yang bermanfaat bagi praktik berorganisasi.
Membangun sebuah komunikasi yang efektif adalah dengan cara “membuang dusta” artinya mengedepankan konsistensi, integritas dan kejujuran. Timbulnya suatu masalah dalam organisasi sering disebabkan karena adanya komunikasi yang tidak seimbang dan tidak transparan di dalam suatu kelompok kerja atau tidak adanya konsistensi dalam berkomunikasi. Namun timbulnya suatu masalah bukanlah kegagalan yang harus diratapi, tetapi justru merupakan peluang untuk instropeksi bagi para pelaku organisasi.
Komunikasi Antarpersonal
Komunikasi dengan sesama manusia atau antarpersonal sering menghadapi banyak rintangan atau kendala. Hal ini bisa terjadi karena bahasa yang dipakai oleh masing-masing personal kurang dipahami oleh lawan bicaranya. Demikian alat komunikasi yang kita pakai sedikit banyak akan mempengaruhi makna sesungguhnya yang terkandung dalam sebuah ungkapan. Bahasa telepon, atau bahasa SMS (short messenger service) atau WA (WhatsApp), berbeda dengan bahasa lisan langsung. Oleh karena itu dibutuhkan penulisan pesan yang cermat. Salah menempatkan tanda baca akan menyebabkan tersendatnya arus komunikasi. Di masyarakat Jawa mucul ungkapan “empan papan.” (situasi kondisi). Ungkapan ini cenderung memiliki maksud untuk mengingatkan kepada semua orang, apabila akan bicara hendaknya mengerti situasi sedang apa, atau bagaimana suasananya. Oleh karena itu komunikasi tulis perlu pemilihan kata dan tanda baca yang tepat. Misalnya, apabila kita sedang mengunjungi keluarga dalam suasana perkabungan. Setelah mengucapkan belasungkawa, tentu kita akan diam dan berbicara dengan pelan kepada orang yang duduk di sebelah kita dan tidak mungkin untuk melontarkan candaan dan guyonan, yang berlebihan dan ketawa lepas, yang akan mengundang perhatian kurang elok bagi orang lain.
Kendala lain yang sering mengganggu komunikasi antarpersonal, adalah adanya persoalan pribadi yang timbul di antara para komunikator tersebut. Oleh karena di samping kurang jelasnya pemakaian kata-kata, perihal yang menghambat sebuah komunikasi adalah rasa dendam yang timbul di benak seseorang, karena pengalaman masa lalu yang sering menimbulkan dendam, sehingga mempengaruhi lajunya komunikasi. Untuk menghindari hal tersebut masing-masing personal hendaknya mampu menciptakan suasana yang rileks dan tidak menimbulkan prasangka kurang menyenangkan. Orang yang sedang memiliki dendam kepada seseorang, tentu ia akan enggan untuk mengajak bicara dengan orang itu. Lebih ekstremnya akan menghidar untuk bertemu dan membuang muka, apalagi berkomunikasi. Ini komunikasi yang gagal karena adanya dendam yang membara dalam dada.
Komunikasi yang efektif adalah dengan cara menjadi pendengar yang baik atas lawan bicaranya, sehingga yang sedang bicara merasa lebih dihargai. Komunikasi adalah hubungan dua arah yang seimbang dan saling memperhatikan. Dalam komunikasi antara suami istri yang dibutuhkan adalah bahasa cinta. Menurut Dr. Gary Chapman ada lima bahasa cinta yang membangun komunikasi efektif suami istri:
Kata-kata pendukung; kata-kata yang menciptakan keintiman, menyembuhkan luka.
- Saat-saat mengesankan (quality of time); melalui saat-saat yang mengesankan bersama-sama, berbagi mendengarkan dan turut ambil bagian dalam beraktivitas.
- Menerima hadiah-hadiah; hadiah-hadiah adalah simbol nyata dari cinta, baik berupa barang-barang atau kehadiran kita yang kita sediakan untuk pasangan kita.
- Pelayanan; pelayanan harus dihindari kesan paksaan tetapi benar-benar merupakan ketulusan.
- Sentuhan fisik; sentuhan merupakan tanda cinta, menjangkau perasaan yang pakai dalam. (Dalam Dr. Agus Supratikno, Spiritualitas Ziarah Kehidupan, 2017:65)
Membangun komunikasi yang efektif sangat perlu dilakukan dengan memakai bahasa cinta bukan emosional. Komunikasi yang baik adalah ekspresi cinta antarpersonal sesuai dengan tingkat hubungan kita masing-masing. Komunikasi yang demikian akan mengurangi kemacetan komunikasi bahkan akan membantu kita dalam berorganisasi, hubungan komunikasi suami istri dan hubungan antarpersonal yang baik. Dengan demikian pesan-pesan yang harus disampaikan, dapat sampai kepada sasaran yang diharapkan.
*) Penulis adalah Pensiunan PT PLN (Persero)
